Как быстро находить данные о соискателях, с которыми уже был контакт? Как эффективно сформировать базу резюме? Как ей управлять и где хранить? Как избежать дублирования кандидатов и легко ориентироваться в истории подбора? Как минимизировать расходы на рекрутинг? На эти вопросы отвечает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Recrutier, для портала «HR по-русски».

Давайте рассмотрим четыре основных способа хранения резюме:

1. Хранить резюме в папках на компьютере.

2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.

3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.

4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.

Уметь грамотно структурировать резюме в папках на компьютере очень полезный навык. Он даже пригодится, если вы решите использовать онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга. Давайте разберем, как же наиболее удобно структурировать папки.

Прежде всего, открытые вакансии нужно разделить на отделы. Предположим, что у вас будет папка «Отдел продаж». В ней мы создаем папки с городами, в которые требуются специалисты. В каждом городе – все открытые вакансии. Например, «Руководитель отдела продаж», «Менеджер по продажам», «Менеджер по работе с клиентами», «Телемаркетолог». В каждой папке еще по две папки – «Перспективные» и «Неперспективные». Далее возможны два варианта.

Первый – вы можете отдельно создавать папку с конкретным человеком и вносить туда все документы, связанные с этим соискателем. Второй – сохранять по каждому кандидату только один документ с резюме, внося туда необходимые комментарии. Важно помнить, что папку с резюме и само резюме мы называем в едином формате. Например, Петров Илья, то есть вначале фамилия потом имя. Если вы выбираете вариант с сохранением нескольких файлов по одному кандидату, то лучше все виды файлов также называть по единой форме. Например, Петров Илья.docx или Resume.docx.

Это будет выглядеть так:

У этого способа хранения информации о кандидатах существуют серьезные минусы. Такую базу тяжело передать другому рекрутеру, если произойдет смена кадров. У каждого своя логика структурирования и новому менеджеру по подбору персонала будет тяжело работать с накопившейся информацией. Придется все перестраивать под себя и тратить на это рабочее время. Более того, в этом процессе резюме кандидатов могут быть утеряны. При таком подходе рекрутеры чаще всего дополнительную информацию по соискателям держат в голове и в любой момент, какие-то важные детали могут быть забыты. Для самого рекрутера это тоже стресс – помнить все и бояться что-нибудь забыть. Плюс к этому, чтобы вспомнить кандидата, вам нужно будет находить историю переписки с ним в почте, но там все равно будет не вся информация, которая необходима.

Если вы сами пользуетесь такой базой резюме, то первое время у вас не возникнет проблем. Главное все структурировать – сделать папки с понравившимся кандидатами, отказами, состоявшимися и несостоявшимися интервью. Но здесь тоже есть минус – один кандидат может попасть сразу в несколько папок, и вы об этом не будете знать. Из-за этого может возникнуть серьезная путаница.

Если сравнивать хранение информации о кандидатах в папках на компьютере и Excel, то второй вариант более удобен, но он все равно не решает главных трудностей. Здесь тоже необходимо грамотно структурировать информацию. Например, важны такие поля как заказчик, позиция, ФИО, карьера, текущие ожидания, статус, комментарий, телефон, email.

При таком подходе рекрутер тратит много времени на занесение информации о кандидате в таблицу и возникают трудности с поиском соискателя. Вы можете сократить выборку по статусу или имени кандидата, но все равно придется вручную проматывать список и искать нужного соискателя. Также остается проблема с дублированием одного и того же кандидата на разные вакансии и нет полной истории взаимодействия с соискателями. Один кандидат попадает к нескольким заказчиками одновременно, а итоги общения с ним хранятся сразу в нескольких Excel. Опять же по разным таблицам неудобно искать и невозможно комбинировать поиск по нескольким параметрам.

Теоретически в Excel можно посчитать статистику по закрытию вакансий – сколько изначально было отобрано кандидатов, сколько прошли интервью, сколько приняли предложение о работе и так далее. Но все это будет занимать достаточно много времени и не все данные могут попасть в анализ. Кроме того, с более сложными отчетами возникнут трудности. Например, собирать причины отказов соискателей и почему мы им отказали, станет уже сложнее. А это важные показатели для планирования подбора и улучшению HR-стратегии компании. Собирая статистику вручную, вы будете тратить много времени и не всегда сможете представить ее в визуально понятном и удобном для руководства формате.

Преимущество этого способа относительно двух предыдущих – можно более-менее быстро найти резюме в папках по строчке из Excel. Информация по подбору хранится в таблице, но сами резюме лежат в хорошо структурированных папах на компьютере. Минусы этого подхода – долго заносить вручную информацию по кандидатам в таблицу, полную историю подбора сложно отследить, неудобно сортировать кандидатов в Excel по разным параметрам и за дополнительной информацией все равно приходится возвращаться в папки. Все это отнимает кучу времени рекрутера.

И наконец, последний вариант – автоматизация. Этот подход исключает все перечисленные минусы первых трех методов хранения резюме. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга позволяет в один клик добавить резюме из работных сайтов, соцсетей и почты в базу. При этом вся информация по соискателю будет представлена в едином удобном формате.

Рекрутеры быстро находят нужных кандидатов по разным параметрам в сервисе – отдельно по навыкам, желаемой должности, опыту работы, образованию и так далее. Таким образом, вы не тратите время на просмотр соискателей, которые заведомо не подходят. Сразу видите полную историю взаимодействия с кандидатом. Даже если ваш коллега общался с ним год назад, вы узнаете, почему соискатель не был принят на работу. Ну и конечно вы автоматически получаете всю необходимую HR-аналитику – воронку соискателей, эффективность источников подбора и так далее. Визуально она будет представлена в виде понятных диаграмм и графиков.

У многих рекрутеров при переходе на онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга возникает вопрос – что делать со своей базой резюме, которая хранится в папках на компьютере, Exсel, устаревших коробочных программах или вообще никак не структурирована. Первым делом нужно понять, насколько для вас будет актуальна база в будущем. Если вы понимаете, что она слишком устарела и пользы из нее уже не извлечь, то проще проигнорировать перенос таких резюме в сервис. Все зависит от специальности. Если у вас большое количество резюме IT-специалистов, то, бесспорно, их нельзя терять. Если вы обладатель базы промоутеров пятилетней давности, то не стоит тратить на нее время, так как велика вероятность, что многие сменили род деятельности.

Хороший онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга полностью перенесет вашу базу с комментариями. Количество резюме не должно влиять на качество импорта, даже если у вас 100 000 резюме. Но при этом важно обращать внимание на сохранность всех комментариев по кандидатам. Без них база утратит свою пользу и смысл. Кстати, на минимальных объемах резюме (до 100 штук), подойдет перенос вручную.

Все сервисы для автоматизации работают по-разному, кто-то переносит резюме пачками в архиве. При таком варианте о сохранности комментариев не может быть и речи. Как правило, с такими резюме по факту ничего не происходит. С ними дальше нельзя работать из-за отсутствия необходимой дополнительной информации по кандидату.

Хороший сервис умеет переносить резюме из папок и комментарии из Excel, автоматически создавая вакансию и прикрепляя к ней все подходящие резюме. Он соотносит и синхронизирует всю информацию по кандидату из разных видов файлов. Таким образом, получается перенос полной структурированной информации по соискателю с комментариями. При импорте сервис должен сам находить и объединять всю информацию по кандидатам, которой вы обладаете. Только так от этого будет польза.